Trong quá trình xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho người mua hàng, đôi khi thông tin bị viết sai mà không thể điều chỉnh thì phải xử lý thế nào? Biên bản thu hồi hóa đơn là một loại văn bản pháp luật có được dùng cho trường hợp này? Cùng Nhantokhai tìm hiểu về loại biên bản này trong bài viết dưới đây để tránh nhầm lẫn nhé!
Trường hợp nào phải sử dụng biên bản thu hồi hóa đơn?
Nhiều kế toán vẫn nhầm lẫn giữa việc thu hồi và hủy hóa đơn, bị cơ quan thuế phạt… Hóa đơn trong các trường hợp sau thì cần phải lập biên bản hu hồi và xóa bỏ:
Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai nội dung, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
Theo đó, biên bản phải thể hiện được lý do thu hồi đối với hóa đơn đó: sai thông tin MST, tên công ty mua hàng, nội dung xuất HĐ…. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Trường hợp người mua trả lại hàng hóa nhưng không có hoá đơn, bên bán tiến hành thu hồi hóa đơn đã lập. Sau đó những hoá đơn này phải được liệt kê vào cột xoá bỏ trong báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.
Đối với hóa đơn điện tử, khi xuất hóa đơn bị sai cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, hoặc biên bản thu hồi như hóa đơn giấy bình thường.
Phân biệt hủy và thu hồi hóa đơn
Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
Biên bản hủy hóa đơn được xác định khi người nộp thuế hay người có chức năng in, phát hành hóa đơn xảy ra sai sót trong lúc in ấn, khởi tạo hóa đơn; hoặc trong trường hợp không cần dùng hòa đơn nữa.
Việc hủy hóa đơn được tiến hành theo quy định tại điều 29 Thông tư 39/2014/TT của bộ Tài chính.
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn 2019
Trên biên bản thu hồi, đơn vị lập phải thể hiện được lý do thu hồi HĐ, thu hồi hóa đơn số mấy… ngày tháng … ký hiệu … và xuất hóa đơn mới số … ngày tháng … ký hiệu ….
Người bán gạch chéo các liên lưu giữ số hóa đơn bị sai và viết lại hóa đơn mới.
Dưới đây là mẫu biên bản thu hồi HĐ mới nhất 2019 của Bộ Tài chính phát hành
Trong đó:
- Chữ ký của người đại diện là những người đại diện pháp luật của hai bên. Kèm theo đóng dấu của hai bên
- Ngày trên biên bản yêu cầu thu hồi hóa đơn và ngày trên hóa đơn mới phải cùng ngày.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn biết được cách dùng biên bản thu hồi hóa đơn cho báo cáo thuế của công ty. Chúc bạn thành công!
