Tra cứu thông tin hóa đơn tổng cục thuế là bước quan trọng gúp nhân viên kế toán kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn đầu vào; nhận biết được hóa đơn thật giả… Trong bài viết này, Nhantokhai sẽ hướng dẫn bạn cách tra cứu thông tin hóa đơn trong tất cả các trường hợp trên.
Nhận biết loại hóa đơn và hình thức phát hành
Có mấy loại hóa đơn?
Tính đến năm 2019, theo khoản 1 điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC) thì hóa đơn tồn tại dưới 4 loại và mẫu số sau đây:
| STT | Loại hóa đơn | Mẫu số |
| 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng | 01GTKT |
| 2 | Hóa đơn bán hàng | 02GTTT |
| 3 | Hóa đơn bán hàng cho các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan | 07KPTQ |
| 4 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ | 03XKNB |
| Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý | 04HGDL |
Hình thức hóa đơn đang được sử dụng
Các hình thức hóa đơn tồn tại theo quy định ại khoản 3 điều 3 Thông tư số 39/2015/TT-BTC gồm có:
Hóa đơn điện tử (E)
Hóa đơn điện tử có ký hiệu E (Electronic). Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Những thông tin trên hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Hóa đơn tự in (T)
Hóa đơn tự in được ký hiệu chữ T. Đây là hình thức hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị máy tính tiền hoặc các loại máy khác. Được xuất cho khách khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Hóa đơn đặt in (P)
Hóa đơn đặt in ký hiệu là P. Hóa đơn P là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn này có thể được cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp và bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
Cách đọc mẫu số hóa đơn
Mẩu số của hóa đơn gồm 3 phần được viết cách bởi dấu gạch chéo (/) bao gồm: ký hiệu hóa đơn/năm tạo lập + hình thức hóa đơn.
Ví dụ:
- AB/18
Thì AB: là ký hiệu hóa đơn; 18: hóa đơn tạo năm 2018; T: là ký hiệu
hóa đơn tự in.
***Lưu ý: Cách nhận biết hoá đơn đặt in của các Cục Thuế khác với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân là hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 2 ký tự đầu trước ký hiệu (gọi là mã hoá đơn do
Cục Thuế in, phát hành).
Ví dụ:
Hoá đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau:
02AA/18P: Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2018
Cách nhận biết hóa đơn GTGT có hợp pháp không?
Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn giúp nhân viên kế toán tiến hành hạch toán chính xác hóa đơn đầu vào. Đây là bước quan trọng mà người kế toán và người mua hóa đơn không thể bỏ qua.
Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn cho phép bạn biết được hóa đơn đó là hợp pháp hay không? Công ty thật hay công ty lừa đảo.
Hướng dẫn tra cứu thông tin phát hành hóa đơn tại tổng cục thuế:
Bước 1: Truy cập website tra cứu hóa đơn của tổng cục thuế: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Chọn Thông tin thông báo phát hành >>> Hóa đơn >>> Tổ chức cá nhân
Bước 2: Điền thông tin Mã số thuế và khoảng thời gian phát hành hóa đơn cần tra >>> nhấn Tìm kiếm để nhận kết quả
Bước 3: kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn
Bạn nhấp vào ô Ngày phát hành để xem thông tin chi tiết phát hành hóa đơn của công ty này nhé!
Các thông tin bạn cần đối chiếu gồm:
- Mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số lượng phát hành (từ hóa đơn số mấy đến số mấy)
- Đối chiếu ngày xuất hóa đơn và ngày phát hành xem đã hợp lệ chưa.
Trong trường hợp nếu hóa đơn của bạn là số 301 nhưng hóa đơn phát hành tra cứu được chỉ tới 300 thì hóa đơn này không hợp lệ.
Ngày xuất hóa đơn là ngày 20/12/2018, trong khi ngày phát hành hóa đơn là 1/1/2019 thì hóa đơn này cũng không hợp lệ.
Các trường hợp vi phạm này cũng sẽ bị cơ quan thuế phạt hành chính nếu bị phát hiện.
Cách tra cứu hóa đơn GTGT tổng cục thuế
Đây là cách giúp bạn tra cứu thông tin chi tiết cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn
Bươc 1: Sau khi đăng nhập website của tổng cục thuế, bạn chọn: Thông tin hóa đơn/ biên lai >>> Hóa đơn >>> Tra cứu một hóa đơn
Bước 2: điền tất cả thông tin vào mục bên dưới:
- Mã số thuế
- Mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu HĐ
- Số HĐ
- Tít chọn nếu đó là hóa đơn bưu chính viễn thông
- Mã Số xác thực
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu
Mẫu hóa đơn của tổng Cục thuế khi tra cứu sẽ hiển thị tất cả thông tin hóa đơn và thông tin người bán hàng. Tiếp tục ấn vào Xem thông tin chi tiết về hóa đơn được xuất.
Bạn cần tiến hành kiểm tra xem hóa đơn của mình có khớp với thông tin như trên không, nếu có đầy đủ thì tức là hóa đơn hợp lệ.
Trường hợp thông tin hóa đơn không được hiển thị thì có thể hóa đơn này chưa có thông báo phát hành hoặc đã làm thông báo nhưng chưa được cơ quan thuế chấp nhận..)
Để xử lý hóa đơn này, bạn cần liên hệ ngay với đơn vị bán hàng để họ kiểm tra lại. Nếu thực sự đã phát hành thì bạn xin thêm ảnh “Thông báo phát hành hóa đơn đã được cơ quan thuế chấp nhận”.
